El 9 de diciembre de 2015 se publicaron en el DOF los lineamientos que deberán seguirse en los procedimientos de protección de derechos, de investigación y verificación, así como en el de imposición de sanciones, en términos de lo previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento, todos a cargo del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).
No obstante a que ya estaban previstos tanto en la LFPDPPP y su Reglamento, su regulación procesal no estaba bien delimitada, por lo que su emisión contribuye a fortalecer la legalidad de las actuaciones del INAI y a garantizar la seguridad jurídica tanto de los titulares como de los responsables del tratamiento de datos personales.
Procedimiento de protección de derechos
¿Qué es?
Es un instrumento legal previsto para proteger los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) de los titulares de datos personales, ante la negativa del responsable a atender una solicitud que verse sobre alguna de las mencionadas prerrogativas.
¿Quién lo inicia?
Será iniciado a instancia del titular de los datos o de su representante legal. Al respecto, se señala que se acreditará la identidad exhibiendo alguno de los siguientes documentos (art. 13, Lineamientos):
- El titular:
- original de su identificación oficial o copia certificada por notario público
- formato denominado “Declaración y ratificación de datos por parte de los interesados en presentar solicitudes de protección de derechos” debidamente requisitados ante el Servicio Postal Mexicano
- El representante:
- su identidad y la del titular
- la existencia de la representación mediante instrumento público o carta poder firmada ante dos testigos, o en su caso, declaración en comparecencia personal del titular
¿Cómo se presenta?
Además de la forma presencial prevista en la LFPDPPP (escrito libre o formatos), la solicitud podrá presentarse por medio del servicio de mensajería o por medios electrónicos, a través del sistema del Instituto IFAI-PRODATOS (www.datospersonales.org.mx), siempre que el promovente cuente con Firma Electrónica Avanzada (Fiel) –art. 12, Lineamientos–.
Para complementar las previsiones de la LFPDPPP, se señala que deberán acompañarse a la solicitud los siguientes documentos (art. 15, Lineamientos):
- copia de la solicitud del ejercicio de derechos que corresponda, incluyendo los anexos para cada una de las partes
- documento que acredite que actúa por su propio derecho o como representante
- constancia que sostenga la respuesta del responsable, de ser el caso
- de impugnarse la falta de respuesta del responsable, deberá acompañar una copia en la que obre el acuse o constancia de recepción de la solicitud del ejercicio de derechos por parte del mismo
- las pruebas documentales que ofrece para demostrar sus afirmaciones
- documento en el que señale las demás pruebas que ofrezca, y
- cualquier otra constancia que considere procedente someter a juicio del Instituto
Si el titular no puede acreditar que acudió con el responsable, ya sea porque éste se negó a recibir la solicitud de ejercicio de derechos ARCO o a emitir el acuse de recibido, lo hará del conocimiento del Instituto mediante escrito, y éste le dará vista al responsable para que en un plazo de 10 días hábiles manifieste lo que a su derecho convenga, a fin de garantizar el ejercicio de sus derechos ARCO (art. 16, Lineamientos).
La petición para iniciar este procedimiento se deberá exhibir en los siguientes plazos (art. 17, Lineamientos):
- 15 días siguientes a la fecha en que se comunique la respuesta al titular
- a partir de que hubiese vencido el lapso de 20 días hábiles que tenía el responsable para emitir una respuesta al titular, en el evento de que no lo hubiese hecho. Además, la solicitud se interpondrá de lunes a viernes en un horario de 9:00 A.M. a 6:00 P.M. Si se presentase a través de IFAI-PRODATOS, se respetará la misma jornada, y de hacerse después de las 18:00 horas o en días inhábiles, se tendrá por recibida el día y hora hábil siguiente (art. 18, Lineamientos).
¿Por qué se presenta?
Aun cuando la LFPDPPP ya estipulaba las causales (no recibir respuesta del responsable; no entregar los datos solicitados; negarse a realizar las modificaciones o cancelaciones correspondientes; negativa a atender la solicitud; persistir en el tratamiento aun existiendo la oposición del titular) para el procedimiento de protección con los Lineamientos se agregaron las siguientes, cuando (art. 19):
- el titular no esté conforme con el costo o modalidad de la reproducción
- el responsable se niegue a cancelar los datos personales o a atender la solicitud de oposición
¿Cómo se desahoga?
La LFPDPPP prevé a grandes rasgos las reglas que rigen el procedimiento de protección, sin embargo los lineamientos detallaron las minucias a las que este se sujetará.
Admisión
Antes de iniciar con el trámite del procedimiento, el Instituto estudiará y analizará el contenido de la solicitud, las pruebas y documentos anexos, con la finalidad de (art. 20, Lineamientos):
- prevenir al titular dentro de los 20 días hábiles siguientes a la exhibición de la petición, en el supuesto de que esta estuviese incompleta, para que subsane las omisiones. El solicitante contará con cinco días para desahogar la prevención, y de no hacerlo, se tendrá como no presentado su escrito
- admitirla en un plazo no mayor a 10 días hábiles
- desecharla por improcedente
- reconducirla, si no se actualiza alguna de las causales de improcedencia, a la unidad administrativa competente, en un plazo no mayor a 10 días hábiles
Acordada la admisión, el INAI lo notificará al promoverte y correrá traslado al responsable en un plazo no mayor a 10 días hábiles, quien contará con 15 días para manifestar lo que a su derecho convenga y ofrecer las pruebas pertinentes (art. 21, Lineamientos).
Si el procedimiento inició por la falta de respuesta del responsable, el Instituto le correrá traslado para que, en su caso, acredite haber dado respuesta, o bien, a falta de ésta, emita la correspondiente y la notifique al titular con copia al Instituto, en un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la notificación.
Cuando el responsable acredite haber dado respuesta a la solicitud de ejercicio de derechos en tiempo y forma, y haberla notificado al titular o a su representante, el procedimiento será sobreseido por quedar sin materia.
De igual forma, si la respuesta es emitida por el responsable durante el procedimiento o se hubiese realizado fuera del plazo de los 20 días, este la notificará al Instituto y al titular, para que este último, en un plazo de 15 días hábiles, manifieste lo que a su derecho convenga, a efectos de continuar el curso del procedimiento. Si manifiesta su conformidad con la respuesta, provocará que el procedimiento sea sobreseido por quedar sin materia (art. 22, Lineamientos).
El INAI sigue manteniendo la facultad para suplir la deficiencia de la queja en los casos que así se requiera, siempre que no se altere el contenido original de la solicitud ARCO, ni se modifiquen los hechos o las peticiones expuestas (art. 23, Lineamientos).
Conciliación
En esta etapa se siguen conservando las mismas reglas previstas tanto en la LFPDPPP como en su Reglamento, por lo cual el INAI buscará en cualquier momento del procedimiento la conciliación entre el titular y el responsable (art. 25, Lineamientos).
Pruebas
En torno a los medios probatorios, los Lineamientos no contienen ninguna adición o cambio. Sin embargo resulta novedosa la facultad de mejor proveer de la cual estará investido el Instituto para solicitarle al responsable todas las pruebas que estime necesarias, según se observa en su artículo 37.
Alegatos
Tanto el cierre de instrucción como los alegatos mantienen el plazo previsto en el RLFPDPPP.
Resolución
La única novedad dentro de este rubro está en la adición de la obligación del Instituto de observar el principio de debido desahogo del proceso, por lo cual, para resolver sobre la solicitud de protección deberá analizar las pruebas y todos los medios de convicción que estime pertinentes, como pueden serlo aquellos que deriven de la o las audiencias que se celebren con las partes (art. 39, Lineamientos).
Procedimiento de investigación
Este proceso cuenta con una regulación parca tanto en la LFPDPPP como en su Reglamento.
En ese entendido, los Lineamientos resultan valiosos porque desarrollaron a detalle las reglas que deberá seguir el INAI al realizarlo. Para un mejor entendimiento de este procedimiento, sus disposiciones fueron divididas en tres partes:
- admisión de la denuncia
- procedimiento de investigación
- del inicio del procedimiento de investigación
¿EN QUÉ CONSISTE?
Es un instrumento utilizado por el INAI para llevara a cabo la comprobación del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la LFPDPPP o de la regulación derivada de ella, para ello puede requerir al responsable la documentación necesaria o realizar visitas domiciliares cuando sea necesario.
Admisión de la denuncia
En esta sección se regula la forma en que se presentará la denuncia para iniciar un proceso de investigación.
La presentación de la solicitud se realizará de forma presencial, de lunes a viernes en un horario de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., o mediante servicio de mensajería, ya sea con un escrito libre o los formatos proporcionados por el INAI, así como por medios electrónicos utilizando el sistema IFAI-PRODATOS (www.datospersonales.org.mx), siempre que se cuente con una Fiel (art. 49, Lineamientos).
El RLFPDPPP señala que la denuncia contendrá el nombre y domicilio del denunciante, una relación de los hechos que la motive, junto con los elementos con los que cuente para probar su dicho, nombre y domicilio del denunciado.
Al respecto, además de mantener los mismos requisitos, añaden el de la firma del promovente, autógrafa si la exhibe por escrito, o de presentarse por medios electrónicos, incluir el documento digitalizado que incluya la autógrafa, o en su defecto, la Fiel (art. 51, Lineamientos).
Una vez que la denuncia sea admitida, le será asignado un número de expediente para su ubicación, y se acusará de recibo (art. 52, Lineamientos).
Procedimiento de investigación
Esta etapa representa la antesala del procedimiento de investigación, ya sea que se inicie por denuncia o de oficio, siempre que se presuma de manera fundada y motivada alguna violación de las normas de datos personales, y tiene por objeto de que el Instituto se allegue de los elementos pertinentes para sostener su existencia, y por ende, emita un acta de acuerdo de inicio.
Entonces, las diligencias desarrolladas durante esta fase estarán enfocadas a dilucidar si se cuenta con los fundamentos suficientes para iniciar propiamente el procedimiento de investigación.
¿Cómo se desahoga?
Esta parte del procedimiento se desarrollará mediante requerimientos de información y la práctica de visitas domiciliarias.
Tendrá una duración máxima de 90 días hábiles, contados desde la fecha de emisión del acuse de recibo de la denuncia, o bien, a partir de que se hubiese dictado el acuerdo de inicio de procedimiento de investigación (art. 52, Lineamientos).
En el ejercicio de las funciones de verificación del INAI, se mantiene que todas sus actuaciones están dotadas de fe pública, y únicamente se añade que estas se harán constar en el expediente en que se tramiten (art. 53, Lineamientos).
Durante el estudio y análisis de la descripción de los hechos, así como de la información aportada por el denunciante, el Instituto podrá (art. 54, Lineamientos):
- reconducir la denuncia en un plazo no mayor a 10 días hábiles a partir de que se tuvo por presentada la denuncia, en el evento de que la vía procedente sea la de protección de datos
- orientar al denunciante sobre las instancias legales a las que puede acudir en defensa de sus derechos, en un plazo no mayor a 10 días hábiles a partir de que se haya tenido por presentada la denuncia
- prevenir al promovente, en caso de que su denuncia no sea clara, o bien, no cumpla con los requisitos legales; que de no desahogarla en un término máximo de cinco días hábiles, aquella se desechará
Si el denunciante cumple con todas las formalidades de la solicitud, el Instituto expedirá un requerimiento de información al denunciado o a cualquier tercero, solicitando que proporcione la información que estime oportuna; que se manifieste respecto de los hechos vertidos en la denuncia, incluso que aporte la información y documentación que acredite su dicho, dentro de un tiempo máximo de cinco días hábiles, contados desde que surta efectos la notificación de dicho requerimiento (art. 55, Lineamientos).
La respuesta del denunciado contendrá su nombre completo, denominación o razón social. Si se hiciese representar por otra persona, se adjuntará el documento que acredite su personalidad; domicilio o algún medio electrónico para recibir notificaciones; y los documentales que acrediten su dicho, además de la precisión de cualquier información que considere necesaria para la atención del requerimiento (art. 56, Lineamientos).
Mejor proveer
El Instituto analizará cada asunto cuando exista información suficiente proporcionada por las partes, Si este se percata que hay datos que no son del todo claros o precisos, podrá requerir nuevamente al denunciado o a cualquier tercero, para que exhiban lo conducente dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles (art. 57, Lineamientos).
De igual forma, será posible que el INAI dé vista al denunciante para que manifieste lo que a su derecho convenga, respecto de la información aportada por el denunciado o un tercero, dentro de un lapso que no excederá de los cinco días hábiles (art. 58, Lineamientos).
Resultados
Una vez que se cuente con los elementos suficientes para iniciar el procedimiento de verificación o en su caso, concluir el procedimiento de investigación, el Instituto emitirá cualquiera de los siguientes acuerdos, de:
determinación: se expedirá, de manera fundada y motivada, cuando no se cuente con elementos suficientes para acreditar la comisión de actos contrarios a la ley y su reglamento, o
inicio de procedimiento de verificación: se dictara cuando de manera fundada y motivada, se presuma que el responsable incurrió en acciones u omisiones que constituyan un probable incumplimiento a la LFPDPPP o su reglamento
Inicio del procedimiento de verificación
Esta fase solo se iniciará si se actualizan alguno de los supuestos que a continuación se mencionan:
- derivado de un procedimiento investigación
- por incumplimiento de las resoluciones dictadas con motivo del procedimiento de protección de derechos
- de oficio si se presume de manera, fundada y motivada la existencia de un probable incumplimiento a la ley o el reglamento
El acuerdo lo podrán emitir tanto el pleno del INAI, como el secretario de datos personales en conjunto con el director general de verificación.
Esta etapa durará máximo 180 días hábiles, contados desde el dictado del acuerdo de inicio, mismo que será notificado personalmente tanto al responsable como al denunciante (art. 61, Lineamientos).
Para efectos de allegarse de todos los elementos pertinentes, el Instituto podrá (art. 62, Lineamientos):
- requerir información, siempre que sea emitido el oficio correspondiente. El responsable dará respuesta en un lapso de cinco días, después de que le sea notificado; presentará las pruebas que estime pertinentes sobre el tratamiento que brinda a los datos personales y manifestará lo que a su derecho convenga
- realizar visitas de verificación, las cuales se efectuarán en el domicilio del responsable o en el lugar donde se encuentre la información motivo de supervisión. Tendrán una duración máxima de 10 días hábiles
Desarrollo de las visitas
En el desarrollo de la visita se observarán las siguientes formalidades:
- emisión del oficio de comisión y la orden de verificación. Estos documentos deberán: estar fundados y motivados; emitirse por el secretario de datos personales, contener el objeto de la visita y domicilio del visitado
- identificación de los visitadores con credencial vigente con fotografía emitida por el INAI
- acceso al domicilio y requerimiento de información una vez que se observaron las anteriores formalidades
- elaboración de las actas de verificación en donde consten las actuaciones realizadas
Los elementos con los que contará una acta de verificación siguen siendo los señalados por el artículo 136 del Reglamento, de entre los cuales destacan: el nombre del visitado, hora, día, mes y año en que se inicie y concluya la verificación, nombre y cargo de la persona con quien se entendió la visita, etc.
El procedimiento de verificación finalizará con la resolución emitida por el pleno del Instituto, en la que se podrán establecer las medidas que adoptará el responsable y el plazo en el que deberá hacerlo; asimismo se podrá instruir el inicio del procedimiento de imposición de sanciones o señalar un plazo para su inicio (art. 66, Lineamientos).
La resolución será notificada personalmente al verificado y al denunciante (art. 66, Lineamientos).
Procedimiento de imposición de sanciones
Al igual que el de verificación, este procedimiento estaba deficientemente regulado en el RLFPDPPP, resultando de gran ayuda que los Lineamientos desarrollen con mayor profundidad las reglas bajo las cuales deberá llevarse a cabo.
¿en qué consiste?
Es una herramienta jurídica utilizada por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) para determinar la sanción que corresponda.
¿Cuándo se aplica?
Se iniciará como consecuencia de la resolución emitida en un procedimiento de protección de derechos o en uno de verificación, en la que se concluya un presunto incumplimiento de alguno de los principios o disposiciones de la LFPDPPP o su Reglamento.
¿Cómo se desahoga?
Una vez emitida y notificada la resolución de cualquiera de los dos procedimientos mencionados, se emitirá un acuerdo para radicar el asunto, asignándosele un número de expediente (art. 69, Lineamientos).
Es requisito indispensable para el inicio de este procedimiento la emisión del acuerdo, con el que se emplazará (notificándolo de forma personal) al presunto infractor para que comparezca y haga valer lo que a su derecho convenga, en un término de 15 días hábiles.
Dicho documento contendrá un informe que describa los hechos constitutivos de las presuntas infracciones, además se hará del conocimiento del infractor que las notificaciones subsecuentes se podrán realizar por medios electrónicos.
Además, se le hará saber al infractor que debe presentar la documentación idónea para acreditar su situación financiera actual (art. 70, Lineamientos).
Contestación
Transcurrido el término de 15 días hábiles otorgados al posible infractor, siempre que este hubiese presentado su contestación, se dictará un acuerdo de admisión o desechamiento de pruebas. Posteriormente se procederá a la audiencia del desahogo de las probanzas, levantándose el acta respectiva.
Pruebas
Los Lineamientos indican a detalle los medios de prueba que podrán ofrecerse, mismos que se enlistan a continuación (art. 71, Lineamientos):
- documental pública y privada
- inspección, siempre y cuando se realice a través de la autoridad competente
- presuncional, en su doble aspecto, legal y humana
- pericial
- testimonial, y
- fotografías, páginas electrónicas, escritos y demás elementos aportados por la ciencia y tecnología
En el supuesto de que el presunto no hubiese presentado su contestación en el lapso previsto, se emitirá un acuerdo que señale la pérdida de su derecho para hacer valer sus manifestaciones y pruebas.
Cierre de instrucción
Desahogadas las pruebas, se notificará al supuesto infractor que cuenta con cinco días hábiles para presentar alegatos. Finalizado dicho lapso, se dictará el acuerdo de cierre de instrucción y notificará personalmente a aquel (art. 72, Lineamientos).
Cerrada la instrucción, el pleno emitirá la resolución respectiva. Al respecto, contará con un plazo no mayor a 50 días hábiles para realizarlo.
En esta resolución se analizarán los argumentos expuestos por el infractor en su escrito de contestación, incluso las pruebas aportadas y, en su caso, los alegatos presentados, realizando un pronunciamiento puntual en cuanto a las razones y motivos por los cuales se logró o no desvirtuar las presuntas infracciones.
Al determinarse las multas a imponer, el Instituto fundará y motivará las mismas considerando, en su caso, los siguientes elementos:
- la naturaleza del dato vulnerado
- el carácter intencional o no de la acción u omisión constitutiva de la infracción
- la notoria improcedencia de la negativa del responsable para realizar los actos solicitados por el titular, en términos de la ley
- la capacidad económica del infractor, y
- si existe reincidencia
Dicho fallo será notificado personalmente al presunto culpable (art. 73, Lineamientos).
Conclusiones
Puntualizar los preceptos que regulan los procedimientos a cargo del INAI para verificar la protección de las disposiciones de la LFPDPPP contribuye a que las resoluciones emitidas gocen de mayor legalidad, y por ende, sean más eficaces.
Cabe recordar que el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos reconoce el derecho a la protección de datos personales, en torno al control de cada persona sobre el acceso y uso de la información en aras de preservar la intimidad de los individuos, por lo cual resulta vital instaurar las herramientas jurídicas pertinentes.
